Design and implement

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Saturday, July 8, 2017

SNI and Key Group announce for 50 multinationals a successful Spanish SII filing

Istanbul, Turkey and Amsterdam, the Netherlands — SNI and Key Group announce for 50 multinationals a successful Spanish SII filing

The Spanish SII filing, a new requirement introduced by the Spanish government, requires taxpayers to submit VAT relevant transactional data of their Accounts Payable (AP) and Accounts Receivable (AR) records in a specific XML format close to real-time to the Spanish tax authorities (AEAT). To support these new regulations our clients have implemented our SAP add-on for Spain. 

That is a SAP integrated solution for Spain with a cockpit to select reportable outgoing and incoming invoices, create periodic SII files (envelopes), E-submission of SII XML files and control reports. The creation and submission of the SII reports could be fully automated in SAP Batch jobs. It is however also possible to do some SII reports (for example the sales invoices) fully automated and other SII reports (for example the incoming invoices) manually.

All flags are on green

We are pleased to announce that our first actual SII VAT filing submission were completed successfully prior to first submission deadline.

Tuesday, April 4, 2017

Partnership between Key Group, SNI and ConVista

A partnership is closed between the Key Group, SNI and the international operating SAP consultancy firm 'ConVista Consulting' with offices amongst others in Madrid and Barcelona. Key Group and SNI operate from Netherlands, Poland and Turkey.

Who we are

In order to establish synergies to support business SAP challenges of our clients we have setup a joint venture initiative in the past. Tax SAP experts - KEY Group and Phenix Consulting - developing together with SNI a global development partner of SAP and leading software company in the area of e-invoice, e-bookkeeping, e-archive, e-ticket.

SNI's core business is to provide SAP certified add-ons for legal compliance to a large number of global well-known companies. We have therefore access in-house to senior Tax SAP experts working together with SAP experts (functional and technical). That means our turnaround time is fast and our quality is very high.

A partnership is closed with the international operating SAP consultancy firm 'ConVista Consulting' with offices amongst others in Madrid and Barcelona. Our partnership relates to distribution, implementation and maintenance support (Spanish language) for our SAP SII add-on solution for Spain.

ConVista is an experienced consulting firm with a large track record in the design and installation of financials & treasury applications with SAP. We offer comprehensive IT consulting services complemented by custom software development. ConVista provides a complete service offering from a single source. Streamlined processes, a higher degree of automation and shorter project durations serve as indicators for improved efficiency. Expertise in process, technology and methodology form the fundamental components of our work. We combine long-lasting experience in the implementation and delivery of large programs with in-depth knowledge of treasury applications from SAP.

Quienes somos

Hemos desarrollado una iniciativa conjunta con el fin de establecer sinergias para ayudar a nuestros clientes en los desafíos de negocio de SAP. Los expertos en impuestos SAP - KEY Group y Phenix Consulting - forman junto con SNI un partner global de SAP y una compañía de software líder en el área de factura electrónica, e-book, e-archive, e-ticket. Además nuestro partnership con ConVista nos permite dar cobertura a nuestros clientes en numerosos países, facilitando la implantación y mantenimiento de nuestras soluciones.

La principal actividad de SNI consiste en proporcionar add-ons certificados por SAP para cubrir los requisitos legales en un gran número de empresas ampliamente conocidas. Por este motivo disponemos de expertos senior en el área de impuestos que trabajan conjuntamente con expertos de SAP (funcionales y técnicos), lo que nos permite un tiempo de respuesta rápido y una alta calidad.

España 1 de julio de 2017: Suministro Inmediato de Información a las autoridades (SII)


A partir del 1 de julio de 2017, más de 62.000 empresas estarán obligadas a gestionar el IVA de forma electrónica. Se trata de un nuevo sistema electrónico para la declaración telemática de los libros de registro del IVA, que nace con el objetivo de agilizar el cumplimiento fiscal y las devoluciones de este impuesto.

La nueva plataforma de SII se centra en la obligación de la emisión y declaración electrónica del detalle de las facturas emitidas y recibidas por parte de una empresa.

De esta forma los libros registro de IVA se constituyen de forma automática, a través del envío recurrente sobre el detalle de las operaciones realizadas por una compañía. El plazo máximo de tiempo otorgado por la AEAT para el envío de la información es de 4 días hábiles ( 8 durante el segundo semestre de este mismo año)

Así pues, el modelo impulsado por la AEAT permitirá comunicar en tiempo real las operaciones comerciales realizadas por las compañías, incrementando la rapidez y eficiencia del control tributario y fiscal.

SAP Solution para el SII

IN ENGLISH

SAP Solution para el SII. Hemos desarrollado una solución integrada en SAP que da cobertura a los siguientes procesos:
  • Selección automática de documentos/transacciones registradas en los módulos de SD y FI/AR/AP y conversión en eDocuments
  • Clasificación de los eDocuments en torno a los requerimientos informativos del SII a través de “envelopes”
  • Generación de los mensajes XML de comunicación con la AEAT
  • Comunicación a través de Web Service del envío y recepción de los mensajes XML requeridos por la AEAT
  • Gestión de los certificados homologados por la AEAT para garantizar el no repudio de la información intercambiada
  • Integración de los mensajes resultantes de la validación realizada por la AEAT sobre la información enviada
El Cockpit SII ofrece las siguientes funcionalidades:
  • Desglose ampliado de la información financiera en el Edocument
  • Muestra datos de cabecera y del desglose de la factura en el Edocument
  • Muestra el mensaje XML constituido en la pantalla
  • Desglose de las transacciones de origen en SAP
  • Muestra el seguimiento y estado del Edocument
  • Almacena claves de aprobación (CSV) de la Agencia Tributaria
  • Implementación de workflows de aprobación previos a la comunicación a la AEAT
  • Opción de supresión lógica de documentos electrónicos (por ejemplo, para cancelar / traspasar facturas AP en SAP debido a errores de contabilización)
  • Cargar desde Excel transacciones / informes de aplicativos externos no SAP
  • Generación de los mensajes XML a la Agencia Tributaria para completar el proceso automatizado de envío electrónico

Características generales del add-on

Las soluciones integradas SAP e-invoice / SAF-T tienen las siguientes características:
  • Totalmente integrado en SAP sin una interfaz o software externo
  • Independiente de la versión y actualización de SAP, implementado sin modificación del core
  • Área de nombres para todos los objetos registrada globalmente “/SNI/”
  • Lenguaje de programación ABAP, idioma del producto en inglés
  • Instalación realizada simplemente mediante un archivo de transporte externo
  • Todos los desarrollos bajo un paquete
  • Datos XML almacenados en tablas /SNI/
  • Compatibilidad – Uso de XI/PI o integradores de facturas electrónicas
  • Funciones SAP estándar disponibles (variantes, pantallas de selección, etc.)
  • Autorización SAP estándar
  • Pantallas fáciles de usar
  • Tablas personalizadas propias
  • Códigos y menús de transacciones propios

Sí, el add-on es escalable

El add-on es escalable. Algunas configuraciones son específicas de cada país y otras son compartidas. SAF-T está disponible para Francia, Polonia, Lituania, Noruega y ahora también para España (SII). Los nuevos requisitos en tiempo real para Hungría e Italia ya están en desarrollo. Nuestro objetivo es tener add-ons para todos los países que implementan la presentación de informes SAF-T.

Quienes Somos

Hemos desarrollado una iniciativa conjunta con el fin de establecer sinergias para ayudar a nuestros clientes en los desafíos de negocio de SAP. Los expertos en impuestos SAP - KEY Group y Phenix Consulting - forman junto con SNI un partner global de SAP y una compañía de software líder en el área de factura electrónica, e-book, e-archive, e-ticket. Además nuestro partnership con ConVista nos permite dar cobertura a nuestros clientes en numerosos países, facilitando la implantación y mantenimiento de nuestras soluciones.

La principal actividad de SNI consiste en proporcionar add-ons certificados por SAP para cubrir los requisitos legales en un gran número de empresas ampliamente conocidas. Por este motivo disponemos de expertos senior en el área de impuestos que trabajan conjuntamente con expertos de SAP (funcionales y técnicos), lo que nos permite un tiempo de respuesta rápido y una alta calidad.

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AEAT FAQ

SAP Solution para el Suministro Inmediato de Información (SII) en España


La Agencia Tributaria implanta un nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Información (SII). El denominado “IVA online” es un procedimiento de gestión telemática u online con la Agencia Tributaria (AEAT), mediante el cual las empresas tendrán que comunicar los registros de facturación (no las facturas) de forma electrónica. Con esta información, la AEAT irá configurando, en tiempo real, los distintos Libros de Registro.

Solución con SAP add-on

IN ENGLISH

En España, el nuevo sistema de declaración del IVA entrará en vigor el 1 de julio de 2017. El nuevo marco regulatorio tendrá un impacto enorme en muchas (multi) nacionales que ejecutan SAP. Los sujetos pasivos afectados tendrán sólo un par de meses para adaptar su ERP a este nuevo escenario lo que constituye un verdadero reto. Si no se realiza en los plazos estipulados las compañías incurrirán en sanciones, incrementando el riesgo de padecer una auditoría fiscal.

La buena noticia es que contamos ya con una solución para el SII integrada en SAP. El nuevo marco regulador no es algo nuevo para nosotros, ya que hemos desarrollado en el pasado reciente soluciones similares para Polonia, Lituania y Noruega.

Hemos desarrollado una solución mediante la cual la presentación electrónica de los datos requeridos de facturas AR/AP está totalmente integrada en SAP, sin necesidad de una interfaz o software externo. Con esta solución, la presentación de las facturas solicitadas se puede realizar de forma automática y cumpliendo los plazos estipulados. Nuestra solución SII para España está lista y se puede ejecutar a través del propio entorno SAP.

¿Cuáles son los aspectos clave del SII?

  • Suministro de los registros de facturación (no confundir con facturación electrónica) de forma INMEDIATA
  • Primera piedra hacia la creación del Borrador de Autoliquidación de IVA
  • De obligado cumplimiento para Grandes empresas, Grupos de IVA y REDEME
  • Simplificación de las obligaciones informativas (Elimina 347, 340, 390* y Libros Registros IVA) y reducción de los errores en las declaraciones al poder “contrastar” la información con la base de datos de la AEAT
  • Ampliación del plazo en 10 días para la presentación de Autoliquidaciones de IVA periódicas
  • Tipos de Libros a comunicar (Facturas Emitidas, Recibidas) y de carácter anual (Bienes de Inversión y Importes en Metálico)

*La información del 390 que no se puede obtener a través del SII se suministraría como información adicional en los modelos 303 y 322 del último período de liquidación

  • Plazos 4 días naturales ( 8 durante el 2017) excluyendo del cómputo fines de semana y festivos nacionales
  • Facturas Expedidas desde la fecha de expedición de la factura
  • Facturas Recibidas desde la fecha de registro contable de la factura
  • Importaciones desde la fecha del documento de aduanas
  • 1 Julio 2017 pero existe la obligación retroactiva de envío de los libros del primer semestre del año en el periodo de que va desde el mismo 1 de Julio al 31 de Diciembre (salvo las acogidas al REDEME)
  • Comunicación de mensajes vía Web Service mediante protocolo HTTPS o Formulario Web
  • Utilización de certificados homologados por la AEAT

Quienes somos

Hemos desarrollado una iniciativa conjunta con el fin de establecer sinergias para ayudar a nuestros clientes en los desafíos de negocio de SAP. Los expertos en impuestos SAP - KEY Group y Phenix Consulting - forman junto con SNI un partner global de SAP y una compañía de software líder en el área de factura electrónica, e-book, e-archive, e-ticket. Además nuestro partnership con ConVista nos permite dar cobertura a nuestros clientes en numerosos países, facilitando la implantación y mantenimiento de nuestras soluciones.

La principal actividad de SNI consiste en proporcionar add-ons certificados por SAP para cubrir los requisitos legales en un gran número de empresas ampliamente conocidas. Por este motivo disponemos de expertos senior en el área de impuestos que trabajan conjuntamente con expertos de SAP (funcionales y técnicos), lo que nos permite un tiempo de respuesta rápido y una alta calidad.

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AEAT FAQ

Friday, March 24, 2017

Tax relevant data for TP and VAT, the 'Why', 'What' and 'How'

Tax moral is shifting. More often what is (still) legally allowed may not automatically be accepted by the public opinion. Reputational damage is imminent.

Both on direct and indirect taxation the tax authorities have set their priorities. The tax authorities not only want to receive more tax data, but also faster and more often. In addition, there is a tendency to allocate the ultimate tax responsibility at the highest level in a company. Since last year in the United Kingdom the Board of Directors has to sign off the company's tax strategy and also publish the strategy externally.

Tax departments and the external auditors face due to these 2 tendencies new obligations. These tendencies could however also support change.

The new data requirements of the tax authorities have to be properly assessed and interpreted from a tax risk management perspective to see whether the data requested contain any uneforeseen and major tax risks. The outcome of such an exercise could also make clear that the company has to reorganize its business and tax processes.

When all tax disciplines (e.g. TP, indirect tax; etc.) work together a joint responsibility for the overall tax affairs of a company could be established. That might facilitate the buy-in for tax investments.

When successful tax can take the place it deserves: an important part of a company's business strategy.

The above will be further explained in detail the coming weeks:
  1. The external accountant not yet a tax risk analist
  2. New tax legislation in the UK: 'Tone at the top'
  3. More attention on Transfer Pricing
  4. … And on VAT
  5. Tax authorities request more, faster and more often tax data
  6. SAF-T rolled out in more countries
  7. The impact on in-house tax function
  8. Preaudit before submit
  9. Realise a joint tax responsibility

Above is a translation of article published in Vakblad Tax Assurance. Dutch version can be downloaded for free: Download click the link


Thursday, March 16, 2017

Relevante belastingdata vanuit TP en BTW: de 'Waarom', 'Wat' en 'Hoe'

Door Richard H. Cornelisse en Edwin van Loon Gepubliceerd in Vakblad Tax Assurance

Samenvatting

De belastingmoraal verschuift. Steeds meer wordt iets wat wettelijk gezien mag, niet automatisch ook geaccepteerd door de publieke opinie. Reputatieschade dreigt. Belastingdiensten worden ook scherper, op zowel directe en indirecte belastingen. Ze willen vaker, sneller en meer gegevens zien. Daarnaast is er een tendens om de eindverantwoordelijkheid voor fiscale zaken hoger in de onderneming te leggen; in het Verenigd Koninkrijk ligt die sinds vorig jaar zelfs al bij de Raad van Bestuur.

Die twee tendensen stellen eisen aan de interne fiscale afdelingen en de externe accountants, maar bieden ook kansen. De gegevens die de belastingdiensten eisen, zouden door het bedrijf zelf goed gemonitord en geïnterpreteerd moeten worden, om te kijken in hoeverre die gegevens misschien wijzen op ongewenste situaties en te grote belastingrisico’s. Het kan ook zo zijn dat die gegevens duidelijk maken dat het bedrijf er misschien goed aan doet de bedrijfsprocessen anders te organiseren.

Door samenwerking van fiscale specialisten kan een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het totale fiscale reilen en zeilen van de multinational ontstaan. Van daaruit is een beter zicht op mogelijk gewenste investeringen voor het bedrijf mogelijk. Zo kan fiscaliteit de plaats innemen die het misschien altijd al verdient: als belangrijk onderdeel van het totale overkoepelende ondernemingsbeleid.


Sunday, February 26, 2017

SAP add on for ‘VAT Smartform PDF’ in Poland

We offer a new SAP add-on solution that creates automatically the VAT Smartform from SAP. When our SAF-T SAP add-on solution has been purchased this additional functionality will be managed under SAF-T cockpit as a different report.
Companies selling across European Union borders have to submit EC Sales List (ESL). This should contain the details of sales or transfers of goods and services to other VAT registered companies in other EU countries summarized per VAT registration number. The tax authorities in the EU use the listings to check whether VAT is declared by the parties involved in cross-border transactions (e.g. no mismatches).

In Poland a specific extra local requirement applies. As of 1 January 2017 taxpayers making transactions with EU members will be required to submit mandatory the declaration in electronic format.

The Polish tax authorities provides a VAT Smartform PDF that a company has to fill in with the requested information. That Smartform is mandatory and must be used to meet the requirement. Without automation support the data has to be entered manually by the company.
Entering data is a time consuming process. Besides the impact on internal resources, such manual activity increases the risk of data errors, i.e. with entering the VAT registration numbers in the Smartform.

Stricter penalties apply for individuals involved in tax fraud and penalties are introduced for taxpayers who do meet the legal requirement of submitting declarations in electronic format.

Source: SAP - submitting close to real time data to tax authorities

Friday, February 24, 2017

In Spain on 1 July 2017: immediate supply of Information to tax authorities in force

In Spain a new VAT reporting system will enter into force on the 1st of July 2017. The new Spanish requirements will have a huge impact on many (multi)nationals that run SAP.

SAP add on for SII

The SAP add-on is based on the selection of the VAT relevant transactions from the SAP ledgers. This can be done manually with a new SAP transaction or in an automated way via scheduled batch jobs. The SII relevant data from the selected source transactions are stored in a new customized SII table. That single source ensures your data integrity and consistency. There will be no need for maintenance of multiple systems as it will all be maintained in SAP itself. All reportable SII data are available via a single SAP cockpit which enables easy (tax risk) management of the SII reports.

Read more: In Spain on 1 July 2017: immediate supply of Information to tax authorities in force

Sunday, February 19, 2017

SAP add-on for immediate Supply of Information (SII) in Spain

SII (“Suministro Inmediato de Información”) in Spain is about changing the current VAT management system which has been in place for 30 years, introducing a new bookkeeping system for VAT on the AEAT online system, by providing all billing records virtually immediately. 
The new Immediate Supply of Information accelerates the gap between recording or booking invoices and the actual realisation of the underlying economic transaction.
It is introduced because the current technological situation allows its implementation at this time, to improve both taxpayer assistance as taxation controls (e-tax audits).

SAP add-on solution

In Spain a new VAT reporting system will enter into force on the 1st of July 2017. The new Spanish requirements will have a huge impact on many (multi)nationals that run SAP.

Businesses classified as large companies will just have a couple of months left to adopt this new requirement in its processes, controls and systems.

It will be a real challenge. Failure to comply in time could result in penalties and increased risk of a tax audit. The goods news is that we developed already a SAP integrated SII solution.

That is not new for us as we have developed similar SAP add-on solutions before when SAF-T in Poland, Lithuania and Norway was introduced. SII is our next step in supporting clients that face IT business challenges.

We developed a SAP add-on solution by which the e-submission of the required data from AR and AP invoices is fully integrated in SAP without an external interface or use of external software.  With this add-on the submission of the requested invoices can be done automatically and in time.

Our SII for Spain is ready and functionality can be demonstrated via our own SAP environment.

Read more: SAP add-on for immediate Supply of Information (SII) in Spain

Friday, February 3, 2017

A SAP add-on to be able to cope with SAF-T and e-tax audits

Tax authorities around the world want to receive more frequent and faster tax relevant data for e-audit purposes to analyse Corporate Income Tax (CIT) and VAT positions taken to combat VAT fraud and to determine whether actually a fair share is paid (Base Erosion and Profit Shifting: 'OECD's BEPS').

More countries will therefore move to data request to monitor and electronic audits (e-audits) taxpayers. SAP itself does not provide an E2E solution to meet these (new) legal requirements.

More an more countries will implement 'the Standard Audit File for Tax Purposes (SAF-T) developed by the OECD. This format is intended to give tax authorities easy access to the relevant data in an easy readable format. This leads to much more efficient and effective tax inspections.

E-audits will be performed - using data analytics - on data submitted electronically by the taxpayers.

Read more

Thursday, January 19, 2017

From tax trends to  assessment to implementation

Lets just assume that tax transparency and disclosure of tax risks to the tax authorities is mandatory in force in every country and that the effectiveness of a tax control framework should be proven.
  • Are OECD's Standard Audit File for Tax Purposes data requests (monthly and on request) - now rolled out in various European countries - the start of a new beginning for better audits by the tax authorities?
  • Is it likely that tax authorities will get access to more sophisticated tax analytics tools?
  • Do companies need better risk management tools to meet tax objectives set derived from business objectives?
  • Do companies face additional tax risk due to (close to) real time data requests of the tax authorities - implemented for example in Brasil and will be in force in Spain per July 1, 2017 - and does it impact a company's audit defense, tax risk management, ERP systems and tax technology?
Without doubt, the answer to all questions is a resounding yes.

Source: From tax strategy to artificial intelligence to automating the tax adviser | Richard H. Cornelisse | Pulse | LinkedIn

From tax strategy to artificial intelligence to automating the tax advise

Innovation' and 'Tax strategy' have my interest. In the UK the Executive has to sign off the company's tax strategy and publish. The strength of the UK approach is that the Executive has to take position and also keep its promise as a public statement has been made.
This legal change realised that it has now become an Executive owned KPI to manage overall tax risks resulting that the supervisory board and external auditor have a responsibility to audit 'being compliant' as the company might face reputational risks when that promise is not kept.

Without such Executive sign off not much would have changed tax function wise. At least that is the lesson learned from the Dutch initiative: 'Horizontal Monitoring' where such a sign off and public statement was missing.

Do you see the difference from a governance perspective?

Source: From tax strategy to artificial intelligence to automating the tax adviser | Richard H. Cornelisse | Pulse | LinkedIn